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公文的选择和使用

2020-05-21 17:48http://www.wmwsw.com文秘文书网
公文材料包括形成和表达公文主旨的事实现象、统计数据、政策法规、上级精神等。公文材料不同于文学作品的材料和主题,也不同于一般新闻文章、历史传记或说明文、议论文等实用文章。它们的范围应该更广。一般来说,公文的范围主要包括两个方面:精神基础和事实情况。精神基础是指党和国家的路线和原则、国家的法律法规、上级机关颁布的有关政策法规和其他有关文件。

事实包括直接发生和间接转移。公文反映的情况主要是指对事实的直接发生、发现和总结,即地区、部门和单位遇到的问题、事件(过程、趋势)和工作过程(实践、经验)。它在官方文件中以具体例子、现象概括、数字统计等形式表现出来。这一直接事实是第一手材料。此外,官方文件的事实还包括间接的例子、摘要、数字、经验、结果等。

无论什么样的材料,都要求真实、准确、可靠。“形势的确如此”是撰写公文的基本要求。这在新旧《办法》中是一致的。为了使材料可靠、准确,一般要做好材料准备的四个方面:占有、筛选、验证和加工。

  一、详尽占有材料

要写一份好的公文,必须掌握详细的材料。材料是形成观点的基础。事实和数字都是官方文件中表达的“干货”。当然,它们非常重要。“例如,一个大工匠可以在没有任何民用材料的情况下搬运重物。即使有使用粉笔的惯例,设施在哪里?”(达:《论文偶记》)巧匠若有写公文的本领,没有材料就不能做事。以上是从形成和表达两个方面说的。

所谓详细占有材料,一是要“做”,即尽可能广泛地占有材料,“贪得无厌”,“竭泽而渔”,“韩信必兵,越多越好”;第二是要“详细”,即详细和具体。一个事物的原因、过程、结果、各种因素的干扰和正负效应;工作的动机和背景;一个问题的优点和缺点,背景,应该尽可能的详细和具体,写出来要有说服力。

  占有材料,就公文写作而言,有三条途径:

1.平时的积累意味着材料的积累。始终注意学习、观察和积累。只有当你使用它时,你才能积累更多,发展更少。这就是古人所谓的“积累研究”所指的。“你得到的是一瞬间,你积累的是平常的一天”(清源首定:《占毕丛谈》;“詹”,看;《毕》一书,言简意赅,说的是一个道理。平时,他们积累了丰富的学习和观察,并拥有广泛的知识。当写作时,他们的想法很容易被忽略,思想开放,以价值为基础并且有用,美妙的想法涌现出来。

2.收到任务后,查阅文档并收集数据。由此获得的材料是间接材料。在收集资料时,要注意与公文写作任务和主要目的的相关性,也就是说,要有一定的方向和范围。操作方法是先学习中央有关文件,进一步了解精神实质,然后查阅上级有关政策法规,最后阅读手册、年鉴等工具书、国内外报纸、杂志的相关情况报道和研究成果。在这一过程中,应始终注意查阅和收集本单位工作的各种统计资料和信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关信息,以达到以下目的:自上而下了解整个情况,清楚地了解整个情况,向前看,向后看。

3、立意前,现场调查,掌握第一手情况。这是最重要的一步。总的来说,我们也应该调查和理解,不仅我们可以验证我们已经拥有的材料,而且我们可以发现新的问题,新的经验和新的趋势。关键情况,特别是深入调查研究。实践证明,组织研讨会和调查会议是一种快速有效的方法。如果发现实际调查与作者已经知道的不同,可以纠正。如果有很大的差异,我们应该尊重现实。即使发现实际情况与领导意图相抵触,也要尊重客观实际,采取适当的方法,妥善协调。这是唯物主义者应该有的态度,也是党性的表现。

  二、严格筛选材料

通过调查、收集和积累收集的材料不要堆在写字台上,而应不断地整理、分析和研究、梳理、整理和筛选。材料的选择取决于“严格”和“新”两个词。主要根据以下三个标准:

  1、材料的相关性

这是根据写作的主题,即写作意图和逐渐形成的观点,区别对待不同的材料。应采取与正式文件主题相关的材料;无关材料,棚。在已经选定的材料中进一步筛选:与表达的主要思想和解释的观点非常有力和密切相关的材料应该详细、具体和充分;虽然表达主要观点和观点是相关的和必要的,但有必要总结一些一般性的材料。一些评论者提出,“事实上,它是详细的,而事实上,它不是。新的是详细的,旧的是略微的;功能详细,一般略显”;或主“重则详,轻则略;近是详细,远是略;点比较详细,表面调查略知一二”。这些来自实践经验的见解非常深刻。材料的选择和阐述对公文的构思非常重要。没有这一步,很难搭起架子。

  2、材料的典型性

这是选择最有代表性的材料来表达主要观点和阐明观点的要求。“典型”一词在不同的领域有不同的含义,在公文写作中具有很强的代表性。一种材料,在它所属的某种事物中,能最好地反映这种事物的总体本质特征,指明这种事物的总体发展方向,那么这种材料就是最典型、最有代表性的材料。

只有选择典型材料,使用最具代表性的材料,公文的观点才能清晰,主旨才能突出,内部说服力才能增强。因此,典型材料的选择对公文的构思至关重要,它可以在写作之初为公文的质量标志一个更高的起点。所谓“七篇材料、三篇文章”,是指材料质量对整个文件质量的重要作用和影响。